PRIVACY VERKLARING VAN ESSENSE VOLLEYBAL LIGA 
 
(Versie 28-05-2018) 
 
De VZW Essense Volleybal Liga hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). 
 
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De VZW Essense Volleybal Liga houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).   
 
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 
 
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 
 
Als Essense Vollebal Liga zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: 
 
VZW Essense Volleybal Liga (EVL) Rooiendamlaan 12 2910 Essen
bart.ivens-evl@proximus.be Telefoon : 0499/756662 
 
Aan wie is deze privacyverklaring gericht ? 
 
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, en leveranciers.   
 
Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ? 
 
Uw persoonsgegevens worden door de VZW Essense Volleybal Liga verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden : 
 
• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VZW Essense Volleybal Liga; (uitvoering overeenkomst)
• Verzorgen van opleidingen • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• Ter verbetering van de dienstverlening van de Essense Volleybal Liga
• Laposta (e-mail)
• Facturatie
• Ter promotie van de Essense Volleybal Liga
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting) 
 
In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug trekken. 
 
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken : 
 
• Persoonlijke identiteitsgegevens : voor- en achternaam, adres, woonplaats 
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres
• Persoonlijke kenmerken : geboortedatum, geslacht/gender, nationaliteit
• Bijzondere persoonsgegevens / beeldmateriaal (foto’s, video’s, …) 
 
We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. aansluitingsformulier, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).   We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.  
 
Nieuwsbrieven 
De Essense Volleybal Liga verstuurt nieuwsbrieven met belangrijke informatie over de competitie en activiteiten. Met uw opgave als lid gaat u uitdrukkelijk akkoord met het versturen van nieuwsbrieven. Bestaande leden hebben het recht om zich af te melden van de nieuwsbrief. Een afmelding voor de nieuwsbrief kan via een opgenomen link onderaan de nieuwsbrief worden doorgevoerd. 
 
Social media 
Met uw opgave als lid geeft u uitdrukkelijk toestemming om foto’s die tijdens de wedstrijden, alsmede tijdens activiteiten van de Essense Volleybal Liga, zijn genomen op social media (waaronder maar niet beperkt tot Facebook, Instagram) te plaatsen. 
 
Bij het plaatsen van foto’s op social media streeft de Essense Volleybal Liga naar de grootst mogelijke zorgvuldigheid. De Essense Volleybal Liga zal naar haar eigen redelijk oordeel geen ongepaste foto’s plaatsen. Mocht u een foto, waarop u te zien bent als onpassend kwalificeren, kunt u de Essense Volleybal Liga uiteraard verzoeken om de foto te verwijderen. De de Essense Volleybal Liga zal aan dit verzoek gehoor geven, mits u daadwerkelijk op de foto te zien bent. 
 
De social media platforms, waar de Essense Volleybal Liga de foto’s op plaatst, hebben eigen privacyverklaringen van toepassing verklaard. De Essense Volleybal Liga heeft geen invloed op deze privacyverklaring en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de omgang van deze social media platforms met de door de Essense Volleybal Liga geplaatste inhoud. 
 
Beleid bezoek website Essense Volleybal Liga 
 
De website is eigendom van en wordt beheerd door de Essense Volleybal Liga. De Essense Volleybal Liga respecteert de privacy van alle gebruikers van de website. 
 
Bij het bezoeken van de website worden automatisch enkele technische gegevens door uw computer aan onze computers verstrekt, zoals het door u gebruikte IPadres, het besturingssysteem, de gebruikte internet browser en (in sommige gevallen) de laatste internetpagina die u heeft bezocht. Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt die u actief aan ons verstrekt, zoals uw naam, contactgegevens en voorkeuren. De Essense Volleybal Liga verwerkt de persoonsgegevens conform haar privacyverklaring voor leden. 
 
Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging.  Met uitzondering van :  
 
• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing) 
 
Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails. 
 
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers 
 
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 
 
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor: 
 
• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider / Dropbox)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie 
• Het verzekeren van onze leden
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen. 
 
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.  
 
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. 
 
Verstrekking aan derden - ontvangers 
 
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partij :  
 
• Overheidsdiensten (subsidiërende overheden) 
 
Met deze partij maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. 
 
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.  
 
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. 
 
Bewaartermijn
 
VZW Essense Volleybal Liga bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen.  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. 
 
De verwerking van de gegevens begint zodra u zich heeft aangesloten bij de Essense Volleybal Liga. 
 
VZW Essense Volleybal Liga verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan :  
 
maximaal 1 jaar na laatste gebruik (of beeindiging van het lidmaatschap) 
 
Daarna vernietigt de Essense Volleybal Liga de betreffende persoonsgegevens voor zover de Essense Vooleybal Liga niet gehouden is aan een wettelijke bewaartermijn. 
 
Bescherming en (technische) beveiliging 
 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)  
 
Zo voldoet de Essense Volleybal Liga aan alle wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensverwerking, heeft alleen een beperkte groep personen binnen de Essense Volleybal Liga toegang tot persoonsgegevens en heeft de Essense Volleybal Liga overeenkomsten ter bescherming van uw persoonsgegevens gesloten met derden die (in opdracht van de Essense Volleybal Liga) in aanraking komen met uw persoonsgegevens. 
 
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 
 
 
• Alle personen die namens VZW Essense Volleybal Liga van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze bestuursleden zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• Aan deze bestuursleden wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. 
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen. 
 
Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. 
 
Uw rechten omtrent uw gegevens
 
U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. 
 
U heeft recht op verbetering, rectificatie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. 
 
U heeft recht tot intrekking van een verleende toestemming tot gegevensverwerking. 
U heeft recht van bezwaar tegen de verwerking. 
 
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)  
 
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.  
 
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.    (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.essensevolleyballiga.be).  
 
Klachten 
 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.  
 
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming : 
 
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)  Drukpersstraat 35, 1000 Brussel  commission@privacycommission.be   
 
Toepasselijk recht en wijziging aan onze privacyverklaring 
 
Op deze privacy verklaring is uitsluitend het Belgische recht van toepassing. De Essense Volleybal Liga is gerechtigd deze privacyverklaring te wijzigen, indien zij dit in het verenigingsbelang noodzakelijk acht of indien de wet over de gegevensbescherming wijzigt. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 28.05.2018   
 
Vragen? 
 
Mocht u nog vragen of opmerkingen in verband met deze privacyverklaring hebben, dan kunt u deze sturen aan: bart.ivens-evl@proximus.be